Tulisan Sebagai Alat Komunikasi

Photo by Jess Bailey Designs on Pexels.com

Saya masih ingat saat bekerja di beberapa perusahaan yang dulu. Manajemen secara berkala mengadakan rapat untuk berkoordinasi.

Tak ada salahnya. Itulah salah satu fungsi dari rapat. Namun yang membuat rapat-rapat tersebut tidak efektif karena rapat sendiri mensyaratkan orang untuk mengalokasikan waktu khusus untuk rapat itu. Alih-alih untuk menyelesaikan pekerjaan, orang-orang harus menggunakan waktu tersebut untuk rapat. Belum ditambah bila rapatnya molor, tidak terarah, dan malah cenderung menjadi ruang mengobrol bebas.

Padahal apa saja yang bisa didiskusikan di rapat – yang makan waktu tersebut – bisa ditanyakan, dijawab, dan dibagikan dengan tulisan. Tulisan yang kemudian bisa dibaca di waktu masing-masing. Direspon. Dengan kemudian diambil Call-To-Action.

Saat pandemi Covid-19, sebagian besar orang bekerja secara remote dan Work From Home. Bukannya mengadakan rapat dengan saling bertukar tulisan atau dokumen secara online, justru banyak yang memilih mengalokasikan waktu untuk rapat melalui Zoom atau Google Meet.

Kendala teknis dan kecepatan internet yang kurang mendukung, sering kali membuat rapat melalui Zoom atau Google Meet tersendat. Butuh waktu untuk terkoneksi bersama-sama. Banyak hal-hal penting disampaikan secara lisan. Meskipun sebenarnya bisa saling menukar informasi dan berkomunikasi melalui tulisan sebagai pengganti rapat.

Saya suka dengan apa yang dilakukan oleh manajemen perusahaan Amazon. Mereka membagikan agenda apa yang hendak dibicarakan di rapat. Kemudian masing-masing orang yang ikut dalam rapat menuliskan dengan baik apa yang hendak mereka sampaikan hingga berlembar-lembar. Tujuannya supaya orang datang ke rapat dengan sesuatu yang konkrit; bukan sesuatu yang acak tanpa persiapan. Kemudian saat rapat, mereka membaca tulisan masing-masing. Lanjut dengan diskusi singkat.

Tulisan memiliki kekuatan untuk menyampaikan banyak hal penting dengan lebih sistematis. Beda dengan komunikasi lisan yang cenderung mudah diikuti tetapi bisa jadi tak tersampaikan karena ada orang-orang yang bicaranya acak, tak pintar bicara, pemalu, atau malah sedang malas bicara.

Tulisan juga bisa dibagikan dengan mudah melalui kecanggihan teknologi. Tak hanya melalui WhatsApp dan surat elektronik. Namun bisa dalam bentuk Google Docs – yang mana bisa ditulisi bersama-sama dan dibaca banyak orang secara real time dan simultan.

Tulisan memiliki kekuatan dalam segi tak mudah dilupakan orang. Seperti yang saya tuliskan di post Verba Volant, Scripta Manent.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s